Ja. In der Sektion GEVER arbeiten mehrere Personen, die über eine entsprechende Berechtigung verfügen. Bitte Anfrage an "actanova.support@bag.admin.ch" senden. Die Frequenz der Dossier-Ablieferung ist in den Organisationsvorschriften (OV) geregelt.
Ja, stornierte Dokumente, Dossiers und andere Objekte sind sichtbar, aber nur auf der Registerkarte "Stornierte Inhalte" des jeweiligen Objekts, nicht im übergeordneten Dossier. Ja, Drag & Drop funktioniert in Acta Nova im sogenannten Drop Feld und in einem jeweiligen Dossier: Auch innerhalb eines Dossiers, können Sie Dokumente und Dateien in ein Subdossier verschieben: Ja, Sie können eine Ordnerstruktur samt Inhalt in Acta Nova übernehmen. Im Ziel-Dossier wählen Sie "Neu: Dokument(e)" und anstelle eines Dokuments ziehen Sie einen ganzen Ordner in das Drop Feld. Alle darin enthaltenen Dokumente und Ordner werden in das Ziel-Dossier mit der gleichen Struktur übernommen. Wichtig: Der Ordner und seine Inhalte sollen vor dem Import bereinigt werden: Anleitung zum Massenimport vom Share: Acta Nova Aktenzeichen 141-20 Bei grösseren Datenmengen ist das Team GEVER zu informieren und der Import muss zu einer Randzeit durchgeführt werden. Das Team GEVER überprüft alle Dossiers, die seit mehr als zwei Jahren keine Bewegung mehr hatten. Es informiert den/die federführende Sachbearbeiter/in und schliesst danach, wenn möglich, das Dossier. Ja. Es ist wichtig, dass die Dossiers abschliessbar sind. Wir empfehlen einen maximalen Zeitraum von 5 Jahren. Dadurch entsteht eine bessere Übersicht und wir können die Dossiers regelmässig abschliessen. Ja, jedoch nur das GEVER-Team und die GEVER-Coaches. Das Dossier/Subdossier kann reaktiviert und ergänzt werden. Wenn das Dossier etwas älter ist, im alten Ordnungssystem muss dies über das GEVER-Team laufen. Bei Bedarf können Sie die Stornierung wieder aufheben, sofern Sie dazu berechtigt sind. Sobald ein Dossier durch einen anderen Mitarbeitenden in Bearbeitung ist, müssen Sie oben links (oberhalb der Register) auf den «Stift» klicken. Dann können Sie gleichzeitig das Dossier bearbeiten. Nein, die Spaltenbreite können Sie nicht anpassen. Hingegen können Sie Spalten auf der rechten Seite unter "Spalten konfigurieren" hinzufügen oder ausblenden. Informationen zu Spaltenkonfiguration finden Sie im Intranet unter Arbeitshilfen > Geschäftsverwaltung GEVER > Acta Nova: Ausbildung und Hilfsmittel > Lernkarten Sobald das Dossier durch eine andere Person in Bearbeitung ist, müssen Sie oben links (oberhalb der Register) auf den «Stift» klicken. Danach können Sie das Dossier bearbeiten. Anschliessend können Sie auf der rechten Seite ein neues Dokument eröffnen (siehe Lernkarten, Kapitel «Bearbeiten»). Dies ist nur für Registratoren möglich, die solche Dossiers oder Dokumente anschliessend noch sehen. Beim Importieren von Mails über das Acta Nova Plug-In, wird immer der Betreff des E-Mails als Name im Acta Nova hinterlegt. Die abgelegten E-Mails können im Nachhinein noch Umbenennt (Namenskonvention) werden. Die Bearbeitung funktioniert gleich wie bei Dokumenten über das Bearbeitungssymbol links vom Titel. Es gibt folgende Varianten zur Verfügung: Versand direkt aus Acta Nova: Setzen Sie links vom Dossier bzw. Dokument das Häkchen und klicken Sie rechts im Menu auf "Versenden (Link)". Somit wird direkt aus Acta Nova eine E-Mail mit den gewünschten Links genieriert. Im entsprechenden Dossier wird automatisch ein HTML-Dokument zum Email-Versand archiviert. Versand aus Outlook: Setzen Sie links vom Dossier bzw. Dokument das Häkchen und klicken Sie rechts im Menu auf "In Zwischenablage legen". Wählen Sie im Outlook unter dem Register Nachricht "Link einfügen". Für Hauptdossiers gehen Sie über "Weitere Optionen" und und wählen Sie im Menu "In Zwischenablage legen". Wählen Sie im Outlook unter dem Register Nachricht "Link einfügen" Für einzelne Dokumente können Sie in Acta Nova auch die Funktion "Link kopieren" wählen. Ihnen fehlt die Berechtigung auf das Geschäftsobjekt. Das liegt an Sonderzeichen in Fachdatenfelder, z.B. Aufzählungszeichen oder Zeilenumbrüche. Löschen Sie diese und speichern Sie erneut. Gehen Sie oberhalb des Aktionsmenüs rechts und klicken Sie auf das Symbol "Spalten konfigurieren" links vom Stern-Symbol. Sie finden die Anleitung zu "Spaltenkonfiguration" im Intranet unter Arbeitshilfen > Geschäftsverwaltung GEVER > Acta Nova: Ausbildung und Hilfsmittel > Lernkarten Acta Nova Wenn Sie die Spalten nach Ihren Wünschen konfiguriert haben, wählen Sie den Stern an. Diese wird anschliessend als Favoritenansicht gespeichert. Sie können eine Zugriffberechtigung beantragen. Die "Anleitung_Zugriffe verwalten" finden Sie im Subdossier 141-2/1. Die Person, die die "Federführung" innehält ist für die organisatorische und technische Dossierbereinigung verantwortlich. Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie sich direkt im Dossier befinden und dies nicht nur angewählt haben. Bei der Bereinigung werden auch alle untergeordneten Objekte ebenfalls bereinigt. Setzen Sie den Status in "In Bereinigung" und speichern Sie die Änderung. Ein Eingang kann nicht registriert werden, wenn die notwendigen Arbeitsschritte nicht abgeschlossen sind, der Status des Objekts nicht passt, das Zielobjekt nicht bearbeitbar oder nicht gültig ist, oder wenn fehlende Berechtigungen vorliegen. Auch technische Gründe wie fehlende eCH-Transportvorlagen können die Registrierung verhindern. In Acta Nova können Bezüge (Verknüpfungen) zwischen Geschäftsobjekten erstellt werden, um z. B. ein Dossier mit einem Dokument zu verknüpfen. Mit Bezügen kann erreicht werden, dass ein Inhalt der in mehreren Zusammenhängen wichtig ist (z.B. für mehrere Projekte, Abteilungen oder als Referenz zu bestimmten anderen Inhalten) von allen in diese Aufgabe involvierten Personen gelesen werden kann, sogar wenn diese die anderen Inhalte in diesem Bereich von Acta Nova nicht einsehen dürfen, da die Leseberechtigung andernfalls eingeschränkt wäre. Diese Möglichkeit besteht jedoch nur für Geschäfte innerhalb des BAG. Öffnen Sie den Register „Kommentare“. Mit „Neu“ können Sie einen Kommentar erfassen und den Eintrag anschliessend speichern. Die Anzahl der erfassten Kommentare wird im Register angezeigt. Das Bemerkungsfeld sollte hauptsächlich als Ergänzung zum Titel genutzt werden. Alternativ zum Register „Kommentare“ können auch in diesem Feld Hinweise erfasst werden. Geschäftsrelevanz Unterlagen sind geschäftsrelevant, wenn sie Informationen enthalten, die für den Nachweis der Verwaltungstätigkeit unverzichtbar sind. Um die Nachvollziehbarkeit eines Geschäfts zu gewährleisten, ist sowohl der Entstehungsprozess der dazu gehörenden Informationen als auch deren Endzustand relevant. Die registrierten Informationen müssen das Geschäft vollständig und verlässlich dokumentieren. Zu den geschäftsrelevanten Unterlagen gehören deshalb auch E-Mails. Mögliche Kriterien und Fragen für die Beurteilung der Geschäftsrelevanz sind: eCH-Pakete können nicht importiert werden, wenn das Acta Nova Dossier im Status "In Bereinigung" befindet. In diesem Fall wird das eCH-Paket automatisch im Arbeitsvorrat abgelegt. Grundsätzlich sollte dieser Fall nicht auftreten. Die Beschaffungen in VM müssen zuerst vollständig abgeschlossen werden. Erst wenn keine Änderungen mehr erforderlich sind, darf das Dossier auch in Acta Nova abgeschlossen werden.
Falls dieser Fall dennoch eintritt:
1. Der Vertrag ist in SAP VM gesperrt. => Er wird am nächsten Tag automatisch übermittelt, da die Sperre nach 8h aufgelöst wird. 2. Der Eingang hängt im Arbeitsvorrat von Acta Nova. => Der eCH-Import muss manuell durchgeführt werden. Immer zunächst prüfen, ob wirklich kein Eingang in Acta Nova angekommen ist. 3. Der Transfer wird gestartet, kommt aber nicht in Acta Nova an. => Der Versand kann beim Vertrag durch erneutes «Speichern und zurück» nochmals ausgelöst werden. Beim Geschäftsfall funktioniert das nicht, jedoch kann die Bezeichnung angepasst werden und danach wird der Versand ebenfalls nochmals ausgelöst. Die BeschaffungsspezialistInnen können dabei wie folgt vorgehen: Beim Geschäftsfall: (1) «Geschäftsfall anlegen/ändern» wählen,
(2) Bezeichnung anpassen,
(3) «Speichern und zurück» wählen.
Bei Bedarf kann die Bezeichnung nach erfolgten Transport wieder rückgängig gemacht werden.
Eine konsistente, aussagekräftige Vergabe von Titeln ist eine grundlegende Voraussetzung, um die Auffindbarkeit von Dossiers und Dokumenten zu gewährleisten. Die Sprachregelung: Anhang 13 zu OV: Namenskonventionen für Titel: Abkürzungen, Akronyme Merh dazu im Intranet unter Arbeitshilfen > Geschäftsverwaltungs GEVER > Organisationsvorschriften OV > Anhang 13 zu OV Namenskonvention für Dossier- und Dokumententitel Beispiele bei Eingangsdokumente: WICHTIG: Niemals kopieren, sondern umregistrieren. Subdossiers vom Typ "Geschäftsliste" werden immer in der OS-Position 045 erstellt. Wichtig ist, dass die Dossiervorlage "01 Geschäftsliste" verwendet wird. Ansonsten kann das Dossier nicht gespeichert werden. Ja, Sie können ein oder mehrere Dokumente gleichzeitig öffnen und bearbeiten oder lesen. Nicht zu verwechseln: Zwei Personen können nicht gleichzeitig das selbe Dokument bearbeiten. Ja, stornierte Dokumente, Dossiers und andere Objekte sind sichtbar, aber nur auf der Registerkarte "Stornierte Inhalte" des jeweiligen Objekts, nicht im übergeordneten Dossier. Ja, E-Mails können direkt in Acta Nova gespeichert werden. Dazu im Ziel-Dossier auf "Neu: Dokument(e)" klicken und die E-Mail aus Outlook direkt auf das Drop-Feld ziehen. Dies funktioniert sowohl für E-Mails als auch für Anhänge, die anschließend umbenannt werden können. Mittels Outlook-Plug-in: Die Maus auf der gewünschten E-Mail platzieren, mit der rechten Maustaste "Acta Nova" auswählen. Nachteil: E-Mails, die auf diese Weise in Acta Nova importiert werden, können anschliessend nicht umbenannt werden. Ja, in Acta Nova ist es möglich, E-Mails und deren Anhänge getrennt zu speichern. Beim Import werden Anlagen herausgetrennt und als eigenständige Dokumente mit Verknüpfung zur E-Mail abgelegt, sofern die genannten Voraussetzungen (das Acta Nova Outlook Add-In und der Acta Nova Client sind installiert und aktiv) erfüllt sind. Dies unterstützt eine strukturierte Archivierung und Verwaltung der Dokumente. Ja, Drag & Drop funktioniert in Acta Nova im sogenannten Drop Feld und in einem jeweiligen Dossier: Auch innerhalb eines Dossiers, können Sie Dokumente und Dateien in ein Subdossier verschieben: Ja, dasselbe Dokument kann in mehreren Geschäftsvorfällen oder Workflows zugewiesen werden, indem es bei den jeweiligen Geschäftsvorfällen referenziert wird. Dadurch bleibt das Dokument zentral verwaltet und wird nicht mehrfach abgelegt. Die Zuweisung erfolgt über die Funktion „Neu: Dokument aus Vorlage“ oder durch Referenzierung bereits bestehender Dokumente. Die Anleitung befindet sich in den Lernkarten. Ja, auch verschlüsselte Dokumente erscheinen in der Suche. Ohne die entsprechende Rolle bzw. Berechtigung können sie jedoch nicht geöffnet werden. Dokumente können über die Dokumentenvorschau gelesen werden. Siehe auch "Dokumente öffnen und bearbeiten" in den Lernkarten. Wenn ein Dokument von einer Person bearbeitet wird, so wird das Dokument automatisch gesperrt. Es kann max. 1 Person ein Dokument bearbeiten. Gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten ist nicht möglich (ausser lesen). Sie können sich die Bearbeitungsrechte holen, indem Sie auf das Symbol "Notizblock" klicken (siehe Bild). Wenn ein Dokument gesperrt wird (Menu sperren), dann wird ein Schreibschutz auf das Dokument gesetzt und niemand kann es bearbeiten bis es entsperrt wird. In diesem Zustand ist nur ein Lesen des Objekts möglich. Ja, jedoch nur das GEVER-Team und die GEVER-Coaches. Das Dossier/Subdossier kann reaktiviert und ergänzt werden. Wenn das Dossier etwas älter ist, im alten Ordnungssystem muss dies über das GEVER-Team laufen. Bei Bedarf können Sie die Stornierung wieder aufheben, sofern Sie dazu berechtigt sind. Sobald ein Dossier durch einen anderen Mitarbeitenden in Bearbeitung ist, müssen Sie oben links (oberhalb der Register) auf den «Stift» klicken. Dann können Sie gleichzeitig das Dossier bearbeiten. Das PDF wird als neue Version im entsprechenden Dokument abgelegt. Dazu wird beim bestehenden Dokument das PDF per Drag&Drop ins Feld "Aktiver Inhalt" gezogen. Sobald das Dossier durch eine andere Person in Bearbeitung ist, müssen Sie oben links (oberhalb der Register) auf den «Stift» klicken. Danach können Sie das Dossier bearbeiten. Anschliessend können Sie auf der rechten Seite ein neues Dokument eröffnen (siehe Lernkarten, Kapitel «Bearbeiten»). Dies ist nur für Registratoren möglich, die solche Dossiers oder Dokumente anschliessend noch sehen. E-Mail aus Acta Nova versenden: Wenn Sie in Acta Nova im entsprechenden Dossier eine automatische Kopie dieses E-Mails haben möchten. Allerdings befindet es sich dann nicht auch in Outlook unter den «Gesendeten Elementen». E-Mail aus Outlook versenden: Wenn Sie das E-Mail unter den «Gesendeten Elementen» haben möchten. Wenn es sich um ein geschäftsrelevantes Mail handelt, müssen Sie es anschliessend in Acta Nova einfügen. Beim Importieren von Mails über das Acta Nova Plug-In, wird immer der Betreff des E-Mails als Name im Acta Nova hinterlegt. Die abgelegten E-Mails können im Nachhinein noch Umbenennt (Namenskonvention) werden. Die Bearbeitung funktioniert gleich wie bei Dokumenten über das Bearbeitungssymbol links vom Titel. Die Dokumente oder Dossiers können der Sektion GEVER gemeldet werden. Nur dieses Team hat die Berechtigung sie in die für das BAG vorgesehene Abfallposition zu verschieben. Link für entsprechende Meldungen: actanova.support@bag.admin.ch Die Bereiche KUV und GZ haben für sich eine eigene Abfallposition erstellt. In diesen Teams erfolgt die Kommunikation über die jeweiligen GEVER Coaches. Es gibt folgende Varianten zur Verfügung: Versand direkt aus Acta Nova: Setzen Sie links vom Dossier bzw. Dokument das Häkchen und klicken Sie rechts im Menu auf "Versenden (Link)". Somit wird direkt aus Acta Nova eine E-Mail mit den gewünschten Links genieriert. Im entsprechenden Dossier wird automatisch ein HTML-Dokument zum Email-Versand archiviert. Versand aus Outlook: Setzen Sie links vom Dossier bzw. Dokument das Häkchen und klicken Sie rechts im Menu auf "In Zwischenablage legen". Wählen Sie im Outlook unter dem Register Nachricht "Link einfügen". Für Hauptdossiers gehen Sie über "Weitere Optionen" und und wählen Sie im Menu "In Zwischenablage legen". Wählen Sie im Outlook unter dem Register Nachricht "Link einfügen" Für einzelne Dokumente können Sie in Acta Nova auch die Funktion "Link kopieren" wählen. Versionen erstellen Sie, um Änderungen zu protokollieren sowie die Nachvollziebarkeit zu gewährleisten. Alle Versionen können angezeigt und verglichen werden. Es wird empfohlen mit den Acta Nova Versionen zu arbeiten und keine Kopien von einzelnen Versionen abzulegen. Somit bleibt das Dossier übersichtlich und es ist sichergestellt, dass die Benutzer mit der aktuellsten Version arbeiten. Schritte 4-5 sind optional: Ein Dokument kann mehrmals visiert werden und ein visiertes Dokument kann weiterbearbeitet werden. Hingegen kann «Genehmigen» nur einmal verwendet werden. Weitere Details dazu sind der Anleitung zu entnehmen: Anleitung Visieren Genehmigen Signieren.docx Ihnen fehlt die Berechtigung auf das Geschäftsobjekt. Die Drucker oder Multifunktionsgeräte im BAG ermöglichen das direkte Abspeichern in Acta Nova, wenn am Gerät etwas abgelichtet und mit der Funktion Scan2GEVER via Sedex weiterverarbeitet wird. Möglich sind folgende Optionen: Anleitung des Bundesamts für Informatik: https://intranet.bit.admin.ch/bit_kp/de/home/support.html#undefined (Deutsch, Französisch, Italienisch) Stichwort für die Suche nach Hilfe/Anleitungen: Scan2GEVER Die Person, die die "Federführung" innehält ist für die organisatorische und technische Dossierbereinigung verantwortlich. Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie sich direkt im Dossier befinden und dies nicht nur angewählt haben. Bei der Bereinigung werden auch alle untergeordneten Objekte ebenfalls bereinigt. Setzen Sie den Status in "In Bereinigung" und speichern Sie die Änderung. Bei in Acta Nova neu erstellten Dokumenten werden verschiedene Arten von Status verwendet. In Bearbeitung (Visiert, Finalisiert) bedeutet, dass das Dokument noch bearbeit wird (Geschäftsobjektstatus), aber bereits visiert und finalisiert (Genehmigungsstatus) wurde. In der Registerkarte "Unterschriften" werden alle Statusänderungen angezeigt. Nein, dies ist nicht möglich, da jeweils nur ein Dokument storniert werden kann. Falls mehrere Dokumente gleichzeitig storniert werden sollen, empfiehlt es sich, ein Subdossier zu erstellen und die Dokumente darin abzulegen. Sobald dies erledigt wurde, kann das Subdossier storniert werden, wodurch gleichzeitig alle untergeordneten Elemente storniert werden. Visieren: Genehmigen: Ablehnen: Ausgangslage Anhang 9 OV - Es ist zu unterscheiden zwischen GEVER-Zugriffsschutz und Verschlüsselung. - Die Verschlüsselung übersteuert alle GEVER Zugriffs- und Berechtigungseinstellungen. - Zugriff von verschlüsselten Dokumenten in Acta Nova nur für Anwender, die in der genutzten Verschlüsselungsrolle aufgenommen sind. Falls diese das Amt verlassen, kann niemand mehr das Dokument entschlüsseln, was für die Archivierung notwendig ist. - In der Regel reicht der GEVER-Zugriffsschutz (Zugriff Dossier oder Dokument einschränken). Vorgehen - Verschlüsselte E-Mail sich selber weiterleiten, damit diese nicht mehr verschlüsselt ist - E-Mail erst dann in Acta Nova ablegen - Berechtigungen in Acta Nova prüfen - Löschen in Outlook mit Shift + Delete In Acta Nova können Bezüge (Verknüpfungen) zwischen Geschäftsobjekten erstellt werden, um z. B. ein Dossier mit einem Dokument zu verknüpfen. Mit Bezügen kann erreicht werden, dass ein Inhalt der in mehreren Zusammenhängen wichtig ist (z.B. für mehrere Projekte, Abteilungen oder als Referenz zu bestimmten anderen Inhalten) von allen in diese Aufgabe involvierten Personen gelesen werden kann, sogar wenn diese die anderen Inhalte in diesem Bereich von Acta Nova nicht einsehen dürfen, da die Leseberechtigung andernfalls eingeschränkt wäre. Diese Möglichkeit besteht jedoch nur für Geschäfte innerhalb des BAG. Öffnen Sie den Register „Kommentare“. Mit „Neu“ können Sie einen Kommentar erfassen und den Eintrag anschliessend speichern. Die Anzahl der erfassten Kommentare wird im Register angezeigt. Das Bemerkungsfeld sollte hauptsächlich als Ergänzung zum Titel genutzt werden. Alternativ zum Register „Kommentare“ können auch in diesem Feld Hinweise erfasst werden. Was sind Dokumentfelder? In den Dokument- und Ausgangsvorlagen können Dokumentfelder enthalten sein, in die automatisch bestimmte Eigenschaften des Dokuments übernommen werden. Diese Felder werden nach jedem Öffnen des Dokuments dynamisch befüllt und übernehmen jederzeit den aktuellen Stand aus den Basis- oder Fachdaten des Dokuments. Im Beispiel unten werden die Felder "Federführung" und "Unterzeichner links" in die Briefvorlage übernommen. Zu unterscheiden ist zwischen Digital signieren lokal und Digital signieren/siegeln. Digital signieren lokal Für die Bereitstellung der A-Zertifikate und die Siegel für die Produktivumgebung ist das BIT zuständig und Ansprechpartner. Die A-Zertifikate müssen über einen MAIS-Auftrag bei der IT BAG beantragt werden. Gemäss den Vorgaben des ZertES muss für die Ausstellung eine persönliche Identifizierung des Antragsstellenden vor Ort bei der SG-PKI erfolgen. Was muss alles digital signiert werden? Gibt es Ausnahmen? Ziel: Alle Ausgänge in Acta Nova werden digital signiert. Falls ein Dokument physisch unterzeichnet wird, muss dieses eingescannt und in Acta Nova abgelegt werden (Anleitung Ausgangsdokumente physisch unterzeichnen). Mit welchem Zertifikat muss signiert werden? Welche Dokumente müssen mit Klasse A-Zertifikat (Qualifizierte elektronische Unterschrift) signiert werden? Dokumente mit rechtsverbindlichem Charakter und im besonderen Dokumente im Rahmen von Verwaltungsverfahren (Verfügungen, Entscheide etc.) sowie Vereinbarungen und Verträge, die an Adressaten ausserhalb der Bundesverwaltung übermittelt werden, müssen mit qualifizierten elektronischen Unterschriften Zertifikat A versehen werden. Wann darf mit dem Unterschriftszertifikat - dem sog. Klasse B-Zertifikat - für Mitarbeitende unterschrieben werden? Interne Dokumente wie Berichte, Anträge, Entscheidungen, Protokolle, Vereinbarungen sowie auch alle E-Mails können bzw. dürfen mit dem persönlichen Unterschriftszertifikat für Mitarbeitende elektronisch unterschrieben werden. Die Unterschrift kann jedoch keine besonderen formellen Anforderungen oder Vorschriften erfüllen. Sie dient allein der Identifikation und Beweissicherung. Anleitung digital signieren lokal Was ist mit Dokumenten, die physisch versendet werden? Verträge: Der Vertrag wird ausgedruckt, physisch unterzeichnet und dann versendet. Die vom Vertragsnehmer unterzeichnete Antwort wird eingescannt. Bürgerbriefe: Das Dokument wird ausgedruckt, physisch unterzeichnet und wieder eingescannt. Anschliessend erfolgt der Versand. Der Versand darf über E-Mail stattfinden. Ausfertigung versenden (admin.ch) Was ist mit Stellvertretungen? Es gibt keine Stellvertretung bei der qualifizierten Signatur. Wie können wir Signaturen von externen Partnern prüfen? Eingang digital: Das BAG prüft mit dem Validator (http://www.validator.ch) ob die Unterschrift den Vorgaben entsprechen. Im Idealfall ist hier ein positives Ergebnis zu erwarten. Ist die Prüfung negativ, muss dem Vertragsnehmer mitgeteilt werden das seine Unterschrift nicht den Anforderungen der BV entspricht. Wenn er das Dokument physisch unterschrieben zurücksendet, muss das Dokument im GEVER-System gescannt und elektronisch abgelegt werden. Der Validator ist unabhängig von der Software welche eine Digitale Unterschrift erzeugt einsetzbar. Kommt ein positives Ergebnis raus, einspricht die Unterschrift den Anforderungen, welche die Bundesverwaltung stellt. Eingang physisch: Wie bisher, Dokument einscannen und ablegen. Was ist beim Setzen von Unterzeichner links und rechts zu beachten? Unterzeichner links ist immer die ranghöhere Person. Geschäftsrelevanz Unterlagen sind geschäftsrelevant, wenn sie Informationen enthalten, die für den Nachweis der Verwaltungstätigkeit unverzichtbar sind. Um die Nachvollziehbarkeit eines Geschäfts zu gewährleisten, ist sowohl der Entstehungsprozess der dazu gehörenden Informationen als auch deren Endzustand relevant. Die registrierten Informationen müssen das Geschäft vollständig und verlässlich dokumentieren. Zu den geschäftsrelevanten Unterlagen gehören deshalb auch E-Mails. Mögliche Kriterien und Fragen für die Beurteilung der Geschäftsrelevanz sind: Mit folgendem Symbol kann die Dokumentvorschau in Acta Nova angezeigt werden: Wichtig: Der Ausgang muss einen Empfänger haben und im Status "Finalisiert" sein (Anleitung Visieren Genehmigen Finalisieren Signieren) Vorgehen: Mit diesem Vorgehen ist die Nachvollziehbarkeit gewährleistet, d.h. Sie wissen jederzeit, wo/bei wem sich die Unterlagen befinden. Eine konsistente, aussagekräftige Vergabe von Titeln ist eine grundlegende Voraussetzung, um die Auffindbarkeit von Dossiers und Dokumenten zu gewährleisten. Die Sprachregelung: Anhang 13 zu OV: Namenskonventionen für Titel: Abkürzungen, Akronyme Merh dazu im Intranet unter Arbeitshilfen > Geschäftsverwaltungs GEVER > Organisationsvorschriften OV > Anhang 13 zu OV Namenskonvention für Dossier- und Dokumententitel Beispiele bei Eingangsdokumente: WICHTIG: Niemals kopieren, sondern umregistrieren. Nach dem Notebook Austausch mit Windows 11 haben sich einige Mitarbeitende an die Sektion GEVER gewendet, weil sie keine PDFs mehr aus Acta Nova öffnen können. Grundsätzlich liegt es daran, dass der Acrobat Reader aktualisiert werden muss. Nach Rücksprache mit dem BIT können wir folgenden Lösungsansatz anbieten: Bitte auf irgendeiner PDF-Datei die entweder lokal oder auf einem Share abgelegt ist, die rechte Maustaste klicken und folgendermassen vorgehen: öffnen mit -> Andere App auswählen -> Immer diese App zum Öffnen von PDF-Dateien verwenden aktivieren (Häckchen bei der Option zuunterst aktivieren) Danach sollten wieder PDF-Dateien in Acta Nova mit dem ausgewählten Programm geöffnet werden können. Falls es trotz Anleitung immer noch nicht funktioniert, dann soll jeweils ein entsprechendes Incident-Ticket eröffnet werden. Ja, Kalendereinträge aus Acta Nova können direkt in Outlook gespeichert werden. Dazu bietet Acta Nova die Möglichkeit, Kalendereinträge im iCalendar-Format (ICS-Datei) herunterzuladen. Diese ICS-Datei kann anschliessend in Microsoft Outlook importiert werden. So können Sie Ihre Termine aus Acta Nova bequem in Outlook speichern und verwalten.
Eine konsistente, aussagekräftige Vergabe von Titeln ist eine grundlegende Voraussetzung, um die Auffindbarkeit von Dossiers und Dokumenten zu gewährleisten. Die Sprachregelung: Anhang 13 zu OV: Namenskonventionen für Titel: Abkürzungen, Akronyme Merh dazu im Intranet unter Arbeitshilfen > Geschäftsverwaltungs GEVER > Organisationsvorschriften OV > Anhang 13 zu OV Namenskonvention für Dossier- und Dokumententitel Beispiele bei Eingangsdokumente: Ja, in Acta Nova können Sie auf die «Light»-Ansicht umschalten, dann werden nur noch die wichtigsten Funktionen in den Menus angezeigt. Diese Ansicht ist sinnvoll für Mitarbeitende im BAG, die einfachere Arbeiten in Acta Nova durchführen. Dies kann wie auf folgt eingestellt werden: Ja, wenn es sich um eine «bundesinterne» E-Mail-Adresse handelt, ist dies möglich. Alternative Suchmöglichkeiten bilden Skype, Outlook oder Admin Directory. Nein, es gibt in Acta Nova keinen Rollenwechsel. Sie arbeiten immer mit der höchsten Rolle. Ja, Sie können für die Stellvertretung sowohl die Dauer der Stellvertretung als auch die Person definieren. Gehen Sie dafür wie folgt vor: Wichtig: Lassen Sie das Feld "Rolle" leer, andernfalls werden nicht alle Aktivitäten im Stellvertretungs-AV angezeigt. Beispiel: Ja. Stellen Sie dabei sicher, dass in der Suchmaske der Status entsprechend eingestellt ist. Ja, eine Volltextsuche, die Dokument-Inhalte findet, gibt es. Im Baum wählen Sie die Suchabfrage "@Volltextsuche Dokument/Ausgang" und geben den gesuchten Text im Feld "Inhalt" ein. Es wird in den jeweiligen Inhalte der Dokumente gesucht. Favoriten für OS-Positionen: Ja, Sie können eine sogenannte Suchabfrage erstellen und speichern. Ja, wenn Sie in Acta Nova in Ihrem Benutzerprofil unter «Stellvertretung durch» eine Person eintragen, dann hat diese Zugriff auf alle Dossiers. Nein, Sie können die Rollen auswählen, für welche die Person Ihre Stellvertretung übernehmen soll. Ihre Stellvertretung kann zum Beispiel nur Dossiers eröffnen, wenn Sie ihm die Rolle «Registrator» zuweisen. Wählen Sie keine Rolle aus, übernimmt die als Stellvertretung eingetragene Person automatisch alle Rollen. Beachten Sie: Bei Zugriff und Lesen auf ein Dossier ist die Gruppe relevant und nicht die Rolle. Das bedeutet: Befinden sich die verantwortliche Person und die Stellvertretung in derselben Gruppe, hat die Stellvertretung Einsicht in alle Dossiers der verantwortlichen Person, unabhängig von der Rolle. Ja, eine Stellvertretung verfällt, wenn sie nicht mehr aktiv, und zwar wenn: Acta Nova unterstützt die Mehrsprachigkeit: Link für entsprechende Meldungen: actanova.support@bag.admin.ch Doch, Sie können eine eigene Spaltenansicht defininieren und die Spalte einblenden. Informationen dazu: LMS-Film, Modul «Acta Nova Basis / Einstellungen» oder Lernkarten, Kapitel «Grundlagen». Die federführende Organisationseinheit wird automatisch ausgefüllt (Dossiertyp allgemein ohne Vorlage). Wenn Sie in dieser Gruppe keine Rolle haben, können Sie das Dossier nachträglich nicht mehr bearbeiten. Tipp: Immer Gruppe auswählen, in welcher Sie federführend sind. Besprechen Sie die Anforderungen mit Ihrem GEVER-Coach. Der GEVER-Coach bestellt die Suche danach beim Anwendungsverantwortlichen. Er wird dies anschliessend beim ISCeco beantragen. Ein/e in Acta Nova definierte/r Stellvertreter/in kann die Aktivitäten auch bearbeiten und erledigen. Im Prozess wird dann sichtbar, wer was erledigt hat. Klicken Sie in der Brotkrümelnavigation auf einen früheren Eintragen und aktualisieren Sie Acta Nova. Um Ihr Benutzerprofil zu bearbeiten: Die Änderungen werden sofort wirksam. Ausnahme: Die Änderung der Eigenschaft Zahlen- und Datumsformate wird bei der nächsten Anmeldung wirksam. Um eine E-Mail-Signatur zu erstellen: Beispiel: Öffnen Sie in den Windows-Einstellungen das Programm Apps & Features. Zum Einfügen von Inhalten und Links direkt aus Acta Nova muss das entsprechende Plug-In aktiviert sein. Wenn Sie eine neue E-Mail im Outlook öffnen und die zwei Symbole Inhalt einfügen und Link einfügen ersichtlich sind, ist das Plug-In korrekt aktiviert. Standard: Nur bei Aktivitäten, die mit Standard und Wichtig gekennzeichnet sind, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung. Wichtig: Nur bei Aktivitäten, die mit Wichtig gekennzeichnet sind, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung. Immer: Der Benutzer erhält immer ein Benachrichtigung, auch bei Aktivitäten, die nicht gekennzeichnet sind. Ob eine Aktivität als Wichtig oder Standard eingestuft wird, kann für jede Aktivität einzeln eingestellt werden. Default-Einstellung der Aktivitäten ist Standard. In einem Geschäftsvorfall oder Subdossier unter dem Reiter Prozess können unter Prozess bearbeiten einzelne Aktivitäten diesbezüglich vom Benutzer angepasst werden. Das ist dann keine generelle Prozessanpassung, die Anpassung gilt nur für diesen einen Prozess. Wie eine Aktivität eingestuft ist, sieht der Benutzer auch im Arbeitsvorrat unter Arbeitsschritte/Prozess öffnen. Auch beim Weiterleiten einer Aktivität, kann diese Einstufung noch angepasst werden. Eine Liste der bestehenden und genutzten Adressen wurde aus iGEKO nach Acta Nova importiert. Falls Sie eine Adresse nicht finden, können Sie diese manuell erfassen (Manueller Empfänger). Achtung: Diese ist dann nicht automatisch im Adressverzeichnis hinterlegt. Aktuell kann die Adressverwaltung in Acta Nova nicht genutzt werden, da noch ein Entscheid der Linie ausstehend ist. Sie können im Mandantenübergreifenden AV Aktivitätsfilter erstellen, um die Aktivtäten nach Gruppen zu filtern. Die Eigentümergruppe sowie Ihre Gruppen, wo Sie eine Rolle haben, erkennen Sie wie folgt: Ihnen fehlt die Berechtigung auf das Geschäftsobjekt. Die Brotkrümelnavigation zeigt den Weg an, auf dem Sie das aktuelle Element erreicht haben. Klicken Sie auf den gewünschten Brotkrümmel, um zum entsprechenden Objekt zu navigieren. In der Brotkrümelnavigation wird angezeigt, in welchem Verfahrensbereich Sie sich befinden. Es wird auch angezeigt, wenn Sie keinen Verfahrensbereich eingenommen haben. Diese Werte können nicht vom Benutzer geändert werden. Melden Sie sich beim GEVER-Team. Speichern Sie die Kalendereinträge als Suchabfrage: Menu > Suchen > Aufgabe Gespeicherte Suchabfragen können wie folgt angewendet werden: Es gibt eine Expertensuche, die diese Aktivitäten anzeigt. Vorgehen: - Extras - Expertensuchen - Die Expertensuche "zuletzt abgeschlossene Aktivitäten" markieren und entweder direkt in Acta Nova ausführen oder Ausführen nach Excel. In der neuen Version 92 des Edge Browsers werden die Inhalte eines Geschäftsordners in Acta Nova nicht korrekt bzw. gar nicht angezeigt, sobald bestimmte Kombinationen aus Zoomfaktoren des Clients und des Browsers erreicht werden. In den meisten Fällen werden die Inhalte nicht mehr angezeigt, wenn beim Seitenmenü in Acta Nova ein Scrollbalken erscheint. ja, sowohl standardisierte als auch „ad-hoc“ oder individuelle Workflows sind möglich.
Blau: noch nicht an Addressat gesendet Rot: an Addressat gesendet aber noch nicht angefangen oder erledigt Gelb: Aktivität wurde angefangen Grau: Aktivität wurde weitergeleitet oder abgebrochen Ein Prozess (Workflow) ist ein definierter Ablauf von Aktivitäten. Beispiel: Die migrierten Prozesse werden nach dem Erledigen der letzten Aktivität nicht automatisch abgeschlossen. Deshalb wurde bei den migrierten Prozessen die Aktivität Prozess abschliessen am Ende des Prozesses eingefügt. Diese Aktivität wird der federführenden Organisationseinheit des Geschäftsvorfalls zugewiesen. Ja. Sie können dieses Problem wie folgt umgehen: A) Lassen Sie sich durch den federführenden Sachbearbeiter im Feld Federführung eintragen. Sobald Sie den Prozess gestartet haben, können Sie wieder den ursprüngliche federführenden Sachbearbeiter eintragen. B) Sie erhalten als Stabsmitarbeitenden die Rolle Sachbearbeiter in allen Sektionen der Abteilung. Melden Sie diese Anforderung am GEVER-Team. Es gibt eine Fehlermeldung wenn man beim Feld "Aktuelle Aktivitäten fortsetzen" entweder "Ja, gleich" oder "Nein, ist erledigt" wählt. Diese Fehlermeldung kommt nur bei Aktivitäten, welche eine Benutzerauswahl enthalten. Es ist dabei egal, welche Auswahl bei "Aktivitäten vorschreiben als" getroffen wurde. Wichtig: Vor dem Stornieren des Geschäftsvorfalls muss der Prozess abgebrochen werden. Ansonsten bleiben die Aktivitäten im Arbeitsvorrat und müssen durchgeklickt werden. Es können keine Änderungen an einem stornierten Geschäftsvorfall gemacht werden. Es ist also nicht möglich im Nachhinein den Prozess abzubrechen oder den Geschäftsvorfall zu reaktivieren. Vorgehen: Was ist unter Mehrfachvorschreiben zu verstehen? Mit dem Standardarbeitsschritt Mehrfach vorschreiben kann der Prozess erweitert werden, indem nach der aktuellen Aktivität eine oder mehrere Aktivitäten eingefügt werden. Als Vorlage für die eingefügten Aktivitäten sind die Standardaktivitäten zu verwenden(z.B. Zum Visum, Zur Bearbeitung etc.). Empfänger der Aktivitäten sind andere Benutzer, Gruppen oder Organisationsverteiler. Der Standardarbeitsschritt "Mehrfach vorschreiben" ist im Arbeitsvorrat unter "Arbeitsschritte" zu finden oder beim Klemmbrett innerhalb des Aktivitätsobjekts. Um einen "Ad hoc Prozess" zu erstellen, wird wie folgt vorgegangen: Nachfolgend sollen einige Möglichkeiten der Prozessbearbeitung aufgezeigt werden. Die beschriebenen Möglichkeiten stehen dem Benutzer unter "Prozess bearbeiten" zur Verfügung. Aktivität einfügen: Folgende Unterlagen stehen zur Verfügung: Anleitung Personalprozesse Video Dossiereröffnung Personalprozesse Factsheet Personalprozesse für Stäbe und P+O Foliensatz Schulung für Stäbe und P+O Bei weiteren Fragen wenden Sie sich an Ihren GEVER-Coach. Ja, es werden regelmässig Schulungen durchgeführt. Anmelden und über aktuelle Angebote informieren kann man sich auf der Startseite von Acta Nova. Alle neueintretenden Mitarbeitenden werden automatisch an die Acta Nova Grundausbildung angemeldet. Im Rahmen der Einführung von Acta Nova waren alle Mitarbeitenden geschult worden. GEVER-Coaches helfen dem Projekt GENOVA das neue Ordnungssystem zu etablieren und den Wechsel auf Acta Nova zu vereinfachen. Sie unterstützen das Projekt GENOVA beim Konfigurieren der Basisdaten und Optimieren von Amtsprozessen. Gleichzeitig helfen sie mit die Konfiguration und Funktionen des neuen GEVER-Systems Acta Nova zu testen. Für beides – Ordnungssystem und Acta Nova – bilden die GEVER-Coaches erste Ansprechpartner in ihren Organisationseinheiten. Die GEVER-Coaches etablieren sich nach Einführung von Acta Nova zu einer GEVER-Community, die die Bedürfnisse zur Weiterentwicklung von Acta Nova und GEVER im Amt behandelt. Die GEVER-Coaches sind für das Projekt GENOVA das Bindeglied in die Facheinheiten. Sie helfen, das Projekt in einer hohen Qualität und im gewünschten Zeitraum fertigzustellen. Durch die Mithilfe im Projekt erhalten die GEVER-Coaches einen Wissensvorsprung und sind zentrale Ansprechpartner im Amt. Die GEVER-Coaches können Prozessvorlagen in Acta Nova selber gestalten und kontrollieren. Sie sind Teil der Supportorganisation und in ihren Einheiten verankerte Wissensträger. Dadurch erkennen Sie entstehende Bedürfnisse der Organisation und können als GEVER-Community die Weiterentwicklung der GEVER-Themen mitgestalten. Sie sind positive Botschafter von GEVER. Siehe dazu auch die Organisationsvorschriften unter: https://sharepoint.admin.ch/edi/bag/de-ch/arbeitshilfen/geschaeftsverwaltung/Seiten/default.aspx Wählen Sie die gewünschte Expertensuche aus und fügen Sie diese rechts zu den Favoriten hinzu. Das beiliegende Merkblatt beschreibt die Lösung für das folgende Problem: Beim Melden von neuen GEVER-Coaches ist wie folgt vorzugehen: - Prüfen Sie die Eignungskriterien GEVER-Coach - Nachführen der Aufgaben für den neuen GEVER-Coach - Melden an Madalena Alenquer, Sektion GEVER Aufgaben Sektion GEVER: - Anpassen Intranetseite - Berechtigungen vergeben - Einladung zu Vertiefungsschulung Öffnen Sie den Register „Kommentare“. Mit „Neu“ können Sie einen Kommentar erfassen und den Eintrag anschliessend speichern. Die Anzahl der erfassten Kommentare wird im Register angezeigt. Benutzen Sie die Anleitung im Anhang. Benutzen Sie die Anleitung im Anhang. Wir haben die CD Bund Vorlagen im Acta Nova sowie Amtsspezifische Vorlagen. Die Signatur bezieht sich jeweils aus den Informationen vom Geversystem. Beim Ausgang kann hinterlegt werden, wer das Schreiben unterzeichnet siehe Bild. Sie können auf das rote Kreuz eher auf der linken Seite (Bild) klicken um den Empfänger zulöschen. Sie können verschiedene Arten von Empängern hinzufügen: Wenn Sie ein interner Kontakt verwenden wollen, dann verwendet Acta Nova die im System hinterlegten Daten (Geschäftsadresse im Amt). Es öffnet sich ein neues Fenster: Nein, das ist nicht möglich. Sie müssen neue Adressen immer in der Eingabenmaske eintragen. Eine Dokumentvorlage ist ein internes Dokument und hat keine erweiterten Metadaten wie z.B. Empfänger. Ausgänge werden auf Basis einer Vorlage erstellt. Sie bestehen aus: Die Metadaten werden direkt in die Vorlage integriert. Übersicht der Unterschiede: Weitere Informationen finden Sie unter dem folgenden Link: Wie fülle ich eine Dokument- oder Ausgangsvorlage aus? Themen: Hier werden alle Vorlagen zur Verfügung gestellt, die vom CD-Bund direkt vorgegeben sind. Zum Beispiel allgemeine Vorlagen wie der Brief, Begleitnotiz, Präsentationen, Excelvorlagen, Faktenblatt sowie alle Vorlagen für die Bundesratsgeschäfte (Roter Ordner), Hermes-Vorlagen (speichern auf Desktop erforderlich). Vorlagen: Hier sind alle Vorlagen abgelegt, welche im BAG fachspezifisch genutzt werden. Mit wenigen Klicks gelangst du in den entsprechenden Bereich. Video zur Anleitung Kurzvideo "Neu: Dokument aus Vorlage".mp4 Kurzvideo "Neu: Ausgang aus Vorlage".mp4 Variante 1: Bestehender Empfänger (d.h. Empfänger ist in den Stammdaten von Acta Nova vorhanden) Für einen externen Empfänger fügen Sie rechts einen manuellen Empfänger hinzu. Klicke auf das DatenbankSymbol. Nachdem Sie die Angaben des Empfängers erfasst haben, klicken Sie auf Übernehmen. Hinweis: Anpassungen werden durch das "Speichern" des Dokuments direkt übernommen. Die Motivation für das Vorhaben VLM Bund ist, eine bundesweite, einheitliche Lösung für das Vorlagenmanagement zu etablieren. Dieser wird als Standarddienst angeboten und von Verwaltungseinheiten des Bundes genutzt. Dadurch kann: Best Practices Nutzen Sie die Vorlagen über Acta Nova, diese haben allfällig integrierte Fachdaten oder Metadaten welche bereits im Geversystem eingegeben wurden. Weiter empfehlen wir ihnen Adressdaten auf der Adressverwalten in Acta Nova zu nutzen. Aus verschiedenen Hilfsmittel wie Anleitungen, FAQ etc., können sie die Erfassung von Adressen entnehmen. Ein weiterer Vorteil bei der Nutzung von Vorlagen aus den Acta Nova ist die automatische Speicherung des Dokumentes, sowie die Versionenverwaltung. Zudem werden spezifische Metadaten übernommen. Wird eine Vorlage häufig genutzt könnte diese über einen Textbaustein in die Vorlage eingebaut werden. In einem solchen Fall wenden sie sich bitte an den Vorlagenverantwortliche. Er hilft ihnen bei der Erstellung von Spezialvorlagen. Vollständiger Anhang; Anhang 14 zu OV_Vorlagen.docx Ja, jedoch nur das GEVER-Team und die GEVER-Coaches. Das Dossier/Subdossier kann reaktiviert und ergänzt werden. Wenn das Dossier etwas älter ist, im alten Ordnungssystem muss dies über das GEVER-Team laufen. Ja, eine Wiedereröffnung ist möglich, wenn Nur das Team GEVER und die GEVER-Coaches können die Berechtigung für eine Wiedereröffnung erteilen. Bevor ein Dossier abgeschlossen werden kann, muss es durch die federführende Sachbearbeitung in den Status in Bereinigung gesetzt werden. Die Aufbewahrungs- und Aussonderungsfristen beginnen zu laufen. Sofern ein Dossier archivwürdig ist, wird es nach Ablauf der Fristen an das Bundesarchiv BAR abgeliefert. Alle Dossiers, die nach der Einführung Acta Nova erstellt wurden, können elektronisch archiviert werden. Es gilt folgender Grundsatz: Eine Übersicht der Statuswerte und Statusübergänge finden Sie in der Acta Nova - Hilfe: https://www.edi.gever.admin.ch/web/help/de-CH/index.html#1929709195 Daten sind auch im Dokumententitel im Format tt.mm.jjjj zu erfassen. Anhang 13 der Organisationsvorschriften (OV) «Namenskonventionen für Dossier- und Dokumententitel» beinhaltet die generelle Sprachregelung wie folgt: Mit Einführung von Acta Nova ändert sich bezüglich Abgabe von Akten ans BAR nichts. Doch haben wir den Archivprozess an Acta Nova angepasst. Er besteht aus den nachfolgenden Punkten: • Wir führen ab Einführung Acta Nova einen Abnahmerhythmus von 5 Jahren ein. • Das Dossier muss nach Abschluss des Geschäfts durch den Gever-Coach abgeschlossen werden. • Bereinigung von Akten ist in der Verantwortung des Faches. • Anbieten und Abgeben von Akten ist durch das GEVER-Team organisiert. Eine automatische Archivierung von Daten ist nicht vorgesehen. Die nächsten fünf Jahre werden wir dem BAR noch physische Akten abgeben. Erst danach führen wir alle Daten elektronisch und können den Wechsel auf die elektronische Abgabe vorsehen. Geschäftsverwaltung GEVER Als federführende Organisationseinheit wird jene(r) Sektion, Abteilung oder Direktionsbereich definiert, die/der für ein Geschäft zuständig ist. Nur Personen/Gruppen aus genau dieser/n Organisationseinheit(en) kann die Federführung übertragen werden. Auf der linken Seite. Sie können eine Zugriffberechtigung beantragen. Die "Anleitung_Zugriffe verwalten" finden Sie im Subdossier 141-2/1. Eine konsistente, aussagekräftige Vergabe von Titeln ist eine grundlegende Voraussetzung, um die Auffindbarkeit von Dossiers und Dokumenten zu gewährleisten. Die Sprachregelung: Anhang 13 zu OV: Namenskonventionen für Titel: Abkürzungen, Akronyme Merh dazu im Intranet unter Arbeitshilfen > Geschäftsverwaltungs GEVER > Organisationsvorschriften OV > Anhang 13 zu OV Namenskonvention für Dossier- und Dokumententitel Beispiele bei Eingangsdokumente: Verpflichtende Arbeitsschritte: Der Status "keine offen" im Arbeitsvorrat bezieht sich auf verpflichtende Arbeitsschritte. Sie sind mit einem Stern gekennzeichnet. Bevor Sie die Aktivität erledigen können, müssen Sie verpflichtende Arbeitsschritte abhaken. Nicht Verpflichtende Arbeitschritte: Diese können Sie, müssen Sie jedoch nicht abgehaken, um eine Aktivität zu erledigen. In der Expertensuche die Auswahl zuletzt erledigte Aktivitäten treffen und auf der rechten Seite Ausführen wählen. Die Expertensuche befindet sich im Menü unter Extras: Sie können Aktivitäten unter "Mir zugewiesen" erledigen. Stellen Sie sicher, dass alle verpflichtenden Arbeitsschritte erledigt sind und Sie sich im Mandanten befinden, in welchem Sie die Aktivität zu erledigen haben. Variante 1: Hier tragen Sie den gewünschten Empfänger ein, der die Aktivität zur Kenntnis erhalten soll. Der Empfänger erhält nun eine Aktivität Zur Kenntnis in seinem Arbeitsvorrat. Sie können im Mandantenübergreifenden AV Aktivitätsfilter erstellen, um die Aktivtäten nach Gruppen zu filtern. Die Eigentümergruppe sowie Ihre Gruppen, wo Sie eine Rolle haben, erkennen Sie wie folgt: Gehen Sie zum Zurückziehen-AV. Wählen Sie die gewünschte Aktivität aus und klicken Sie auf der rechten Seite auf Zurückziehen. Aktivität erscheint nun unter Mir zugewiesen. Ein Eingang kann nicht registriert werden, wenn die notwendigen Arbeitsschritte nicht abgeschlossen sind, der Status des Objekts nicht passt, das Zielobjekt nicht bearbeitbar oder nicht gültig ist, oder wenn fehlende Berechtigungen vorliegen. Auch technische Gründe wie fehlende eCH-Transportvorlagen können die Registrierung verhindern. Für den Benutzer relevante, aktive Aktivitäten werden auf der Benutzeroberfläche in verschiedenen Arbeitsvorräten angezeigt. Aktivitäten sind Benutzern oder Gruppen zugewiesen, die sie erledigen müssen. Folgende Arbeitsvorräte gibt es: Die Aktivitäten innerhalb eines Prozesses steuern die erforderlichen und möglichen Arbeitsschritte. D.h. je nach Prozess sind die erforderlichen Arbeitsschritte unterschiedlich. Zum Erledigen der Arbeitsschritte wie folgt vorgehen: Was ist unter Mehrfachvorschreiben zu verstehen? Mit dem Standardarbeitsschritt Mehrfach vorschreiben kann der Prozess erweitert werden, indem nach der aktuellen Aktivität eine oder mehrere Aktivitäten eingefügt werden. Als Vorlage für die eingefügten Aktivitäten sind die Standardaktivitäten zu verwenden(z.B. Zum Visum, Zur Bearbeitung etc.). Empfänger der Aktivitäten sind andere Benutzer, Gruppen oder Organisationsverteiler. Der Standardarbeitsschritt "Mehrfach vorschreiben" ist im Arbeitsvorrat unter "Arbeitsschritte" zu finden oder beim Klemmbrett innerhalb des Aktivitätsobjekts. Scan2GEVER via Sedex: Neue Scan-Funktionen auf den Multifunktionsgeräten sind Dokument aus Vorlage erstellen: Name der Vorlage wird nicht übernommen. Der User definiert den Namen selbst. Die Standardbenachrichtigung über eine neue Aktivität in Acta Nova enthält zusätzliche Informationen: Siehe Lösungsbeschreibung "Lösung zu Fehlermeldung_Arbeitskopien können nicht gespeichert werden", Aktenzeichen 141-20/1
Die Meldung "Sitzung abgelaufen" wird meist durch einen veralteten Browsercache oder eine abgelaufene Sitzung verursacht. Durch das Löschen des Browsercaches und einen Neustart des Browsers kann das Problem oft behoben werden.
Dies kann bei längerer Inaktivität auftreten. Löschen Sie in der URL alles, was nach „.ch/“ steht, und drücken Sie anschliessend die Eingabetaste. Falls das Problem weiterhin besteht, den Browser Cache löschen und Acta Nova aktualisieren.
Diese Meldung kann z.B. beim Öffnen eines Objekts passieren. Mögliche Ursachen:
Diese Meldung kann auftreten, wenn die Leistung des PCs vorübergehend eingeschränkt ist, beispielsweise durch eine langsame Internetverbindung oder laufende Hintergrund-Updates. Warten Sie in diesem Fall kurz, bis der PC wieder vollständig reagiert.
Falls das Problem weiterhin besteht, leeren Sie den Cache, schliessen Sie den Webbrowser und starten Sie den PC neu.
Um dieses Problem zu beheben, gehen Sie wie folgt vor: Nach diesen Schritten sollten Ihre Anmeldeinformationen wieder gültig sein und Sie können die Datei bearbeiten.FAQ – GEVER Acta Nova
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